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40周年記念演奏会(40周年記念行事も含む)の予算を下記のとおりとします。
項目 | 経費管理担当者 | 予算額 | |
演奏会場費 | 現代劇場大ホール使用料・設備使用料・スタッフ人件費 | 代表 | 446,000円 |
楽譜関連費 | 楽譜の購入費・コピー費 | 楽譜係リーダー | 20,000円 |
庶務関連費 | 名札・受付小物等購入費、アンケート用紙コピー費、雑費 | 庶務係リーダー | 8,000円 |
企画関連費 |
演出小物等(ホール費用・楽譜関連は除く) |
企画係リーダー | 10,000円 |
広報関連費 | チラシ制作費、プログラム制作費 | 広報係リーダー | 15,000円 |
当日係関連費 | トラック賃貸費、看板制作費 | 当日係リーダー | 60,000円 |
実行委員会費 | 会議室使用料、会議資料コピー費など | 代表 | 5,000円 |
その他費用 | 予備費(アンサンブル経費含む) | 代表 | 10,000円 |
合計 | 574,000円 |
上記は、過去の実績を踏まえ、今回の演奏会の事情を加味して策定しました。
各係リーダーは、この予算額を念頭に置いて活動してください。この金額を超過せざるを得ないと判断したときは、それがわかった時点でできるだけ早く代表に相談してください。
■経費精算の方法について(係リーダーは、各メンバーにも周知してください)
過去の演奏会において、会計係の出納作業に大きな負荷がかかっています。
現金を管理するという業務の性質上 会計係の人数を安易に増やすことができませんので、会計係に過度の負荷をかけることなく精算を円滑に行うために、みなさんに下記の点をお願いします。なにとぞ ご理解・ご協力ください。
(1) 演奏会の準備に要する経費は、基本的に立て替えて支払っておき、レシート・領収書を沿えて会計係に精算を請求してください。
請求の際、レシート・領収書の余白や裏面に「①係名、②パート・氏名、③何の費用か」を書いてください。
(精算が後日になる場合や、科目ごとの支出金額集計のために必要です)
(2) 同一の案件を複数人で分担して立て替えたときは、できるだけ係リーダーがレシート・領収書を取りまとめて精算を請求してください。
(係リーダーは、これによって経費の使用状況も把握してください)
(3) 係リーダーが取りまとめることができない(時間的余裕がない)場合は、立て替えたご本人が自身が会計係に精算を請求してください。
ただし、そのときは、予め係リーダーに金額を連絡してください(係リーダーによる経費把握のため)。